Vocabolari controllati per i documenti dei Comuni: chi ci sta?

*articolo a cura di Francesco Del Castillo, Sergio Sette e Marco Deligios

È online PA Docs (www.padocs.it), un portale dove costruire vocabolari controllati per l’interoperabilità fra i sistemi di gestione documentale dei Comuni (ma non solo).

Le voci dei vocabolari potranno essere usate per indicizzare e ricercare i documenti e popolare i loro metadati.

PA Docs è un progetto aperto e collaborativo, per costruire “dal basso” quegli standard di cui tutti i responsabili della gestione documentale sentono il bisogno.

Ecco di cosa si tratta e perché partecipare all’iniziativa conviene.

Vocabolari controllati per i documenti dei Comuni: ecco di cosa si tratta

Lasciateci pensare in grande! Immaginiamo il sistema di gestione informatica dei documenti del Comune come un componente della grande federazione su cui si baserà il Sistema pubblico di ricerca documentale prefigurato dal legislatore nell’articolo 40-ter del CAD.

Non si tratta di un’idea velleitaria, lo chiede espressamente l’articolo 44 del CAD:

Il sistema di gestione informatica dei documenti delle pubbliche amministrazioni, di cui all’articolo 52 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, è organizzato e gestito, anche in modo da assicurare l’indicizzazione e la ricerca dei documenti e fascicoli informatici attraverso il sistema di cui all’articolo 40-ter nel rispetto delle Linee guida.

L’articolo 41 del CAD descrive le regole d’accesso al fascicolo informatico e ai documenti che contiene:

Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento e dagli interessati, nei limiti ed alle condizioni previste dalla disciplina vigente, attraverso i servizi di cui agli articoli 40-ter e 64-bis.

La possibilità di consultazione da parte delle amministrazioni coinvolte e degli interessati si ottiene ricavando le Access Control List dei fascicoli e dei documenti contenuti dal metadato Soggetti che consente di tipizzare gli attori che a vario titolo – “Ruolo” – concorrono alla definizione del documento informatico, del documento amministrativo informatico o della stessa aggregazione documentale. Approfondiremo questo argomento in un prossimo articolo.

Ma come si assicura l’indicizzazione e la ricerca dei documenti e fascicoli informatici?

Ce lo spiega l’Allegato 5 alle Linee guida sul documento informatico:

L’attività di indicizzazione, individuazione e ricerca è significativamente agevolata dalla definizione di metadati legati:

• alla tipologia – “Tipologia documentale” o “Tipologia fascicolo”
• alla registrazione – “Dati registrazione”;
• all’Oggetto – “Chiave descrittiva”;
• alla Classificazione – “Classificazione”

A questi si aggiungono:

Parole Chiave: da compilare facoltativamente attingendo da thesauri o da vocabolari controllati, per evitare ambiguità terminologiche e avere la possibilità di utilizzare il metadato come chiave di ricerca del documento. Il metadato è ricorsivo fino ad un massimo di 5 occorrenze.

Per evitare che la ricerca restituisca risultati ambigui è necessario che i criteri con cui vengono tipizzati, classificati, e taggati i fascicoli e i documenti siano condivisi ed omogenei nell’ambito della stessa tipologia di organizzazione (nel nostro caso il Comune, ma il concetto può essere esteso a tutte le pubbliche amministrazioni).

La definizione di criteri condivisi ed omogenei è un obiettivo raggiungibile: tutte le amministrazioni locali, indipendentemente dalla loro localizzazione e dalla loro dimensione, operano in un quadro definito dal Testo unico delle leggi sull’ordinamento degli enti locali (Decreto legislativo 18-08-2000, n. 267) dalle Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi (Legge 07-08-1990, n. 241).

Nella produzione documentale dei Comuni non c’è molto spazio per la fantasia: essi producono documenti sulla base dei compiti loro attribuiti dal legislatore.

Dove sta la difficoltà?

La difficoltà nel raggiungere l’obiettivo sta nella mancanza di vincoli nella compilazione dei metadati dei documenti e nell’assenza di vocabolari a cui attingere:

• La Tipologia documentale, pur dovendo essere compilata obbligatoriamente è un metadato testuale libero.
• La Classificazione, che pure deve essere compilata obbligatoriamente, è libera e l’indicazione dell’URI del Piano di classificazione non è obbligatoria
• Le Parole Chiave, che sono facoltative, per la loro compilazione si rimanda a Thesauri e vocabolari controllati non meglio precisati

Cosa chiedono i Comuni?

In realtà i Comuni italiani non chiederebbero di meglio che avere indicazioni autorevoli sui criteri da adottare, ne è la dimostrazione l’adozione pressoché universale delle indicazioni scaturite dal progetto Gruppo di lavoro sui Comuni, che ha prodotto documenti che dopo oltre vent’anni restano pietre miliari per una corretta gestione degli archivi dei Comuni.

Nonostante i risultati dei lavori non siano stati adottati come standard de jure, il loro indiscutibile valore li ha fatti affermare come standard de facto e oggi è difficile trovare Comuni che non stiano seguendo le indicazioni del Gruppo di lavoro.

Il titolario e i suoi materiali accessori (prontuario, piano fascicolazione e di conservazione) sono ancora attuali, meriterebbero una più ampia diffusione e di essere adottati in maniera estensiva. L’occasione potrebbe essere utile anche per completare il titolario con le novità che hanno riguardato le funzioni comunali, come la revisione degli atti di programmazione, gli aspetti di protezione dei dati personali e gli adempimenti relativi a trasparenza e anticorruzione

La proposta

Sulla base del successo dell’esperienza del Gruppo di lavoro vorremmo provare a creare “dal basso” quei thesauri e quei vocabolari controllati necessari a garantire l’interoperabilità semantica dei Sistemi di gestione informatica dei documenti. Sono invitati a partecipare a questo progetto i responsabili della gestione documentale dei Comuni e di chiunque si occupi degli archivi comunali per motivi scientifici o professionali.

Non si parte da un foglio bianco, ma da quanto già esiste e da molti pregevoli lavori fatti da noi e da tanti nostri colleghi.

Abbiamo iniziato a sedimentare molte di queste conoscenze in un sito internet:

www.padocs.it

al quale chiamiamo a collaborare chiunque abbia a cuore la definizione di standard per gli archivi dei Comuni.

I risultati del progetto sono rilasciati sotto licenza Creative Commons Attribution-Share Alike (CC-BY-SA-4.0) con l’auspicio che possano essere recepiti come indicazioni operative da AgID e dal DTD.

Non dimentichiamo che il nuovo Piano triennale per l’informatica dice finalmente parole importanti sulla gestione dei documenti della Pubblica Amministrazione.